Privacyreglement Praktijk Groene Peper

0.PREAMBULE

In onderstaand privacyreglement is vastgelegd hoe er met de verwerking van de Persoonsgegevens wordt omgegaan, en vormt daarmee een nadere uitwerking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle Persoonsgegevens waarvan Praktijk Groene Peper kennis draagt alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft ten behoeve van de functie psychosociale hulpverlening te regelen. Onder juist gebruik wordt verstaan:

De wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van Persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften en normen van maatschappelijk fatsoen. Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.

Ook geeft dit reglement de regels die gelden ten aanzien van de meldingen die in bepaalde gevallen gedaan moeten worden van verwerkingen van Persoonsgegevens bij het College Bescherming persoonsgegevens.

1.BEGRIPSBEPALINGEN

In aanvulling op de Wet bescherming Persoonsgegevens wordt in dit reglement verstaan:

• De hulpverlener, Esther Schabbink, handelend onder Praktijk Groene Peper zoals ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel voor Utrecht, onder nummer 53491580;
• De wet: Wet bescherming Persoonsgegevens;
• Persoonsgegeven: Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
• Bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan;
• Verwerking van Persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens binnen Praktijk Groene Peper. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
• Persoonsverwerking: Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, in het kader van de dienstverlening aan cliënten verzameld;
• Geregistreerde: De persoon over wie in de registratie op systematische wijze Persoonsgegevens zijn opgenomen;
• Betrokkene: Iedere natuurlijk persoon op wie een gegeven betrekking heeft;
• Object: De persoon of instantie over wie een Kwestie handelt;
• Derde: Een persoon of instantie anders dan de cliënt waarmee Praktijk Groene Peper in het kader van de afhandeling van een Kwestie contact heeft c.q. kan hebben;
• Kwestie: Het verhaal (vraag, klacht of melding) ten aanzien van het Object waarmee een Betrokkene Praktijk Groene Peper benadert.

2.REIKWIJDTE

Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van Persoonsgegevens binnen Praktijk Groene Peper.

3.DOEL VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Hoofddoelstelling van de Persoonsverwerking is het vastleggen van gegevens noodzakelijk voor de goede uitvoering van de dienstverlening aan cliënten door Praktijk Groene Peper.
2. De Persoonsverwerking dient daarnaast als instrument ter verzameling van gegevens ten behoeve van de signalering van structurele tekortkomingen in de dienstverlening van een Cliënt dan wel het WkkGz-klachtrecht of ter ondersteuning van het kwaliteitsbeleid van Praktijk Groene Peper.

4.VERTEGENWOORDIGING BETROKKENE

1. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De toestemming wordt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrokkene een schriftelijke machtiging heeft afgegeven te zake diens vertegenwoordiging jegens verwerker, dan is mede toestemming door de schriftelijk gemachtigde vereist.
2. Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5.VOORWAARDEN VOOR VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. De Persoonsverwerking bevat niet meer gegevens dan voor de hiervoor genoemde doelen noodzakelijk is.
3. Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld, als omschreven in artikel 3.
4. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
   
   1. de Betrokkene voor de verwerking toestemming heeft verleend;
   2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is;
   3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
   4. de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van de betrokkene;
   5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de persoonlijke levensfeer van degene van wie de gegevens worden verwerkt zwaarder weegt.
5. De eigenaar van Praktijk Groene Peper dient ervoor te zorgen dat de gegevens, indien digtaal c.q. ‘in the cloud’ zijn opgeslagen, alleen binnen de grenzen van Nederland of de EU bewaard blijven.

6.VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. De verwerking vindt plaats door hulp- of dienstverleners in de maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de desbetreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.
2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
3. De verwerking geschiedt op verzoek van een verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeraar te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
4. Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt indien:
   
   1. het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of
   2. het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
5. Verstrekking is pas mogelijk indien:
   
   1. het onderzoek het algemeen belang dient;
   2. het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
   3. voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
6. Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

7.BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 17 tot en met 22 van de wet).
2. Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt, onverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tot en met 22 van de wet, niet voor zover er sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 23 van de wet.

8.GEGEVENSVERWERVING

Gegevens verkregen bij betrokkene

1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede:
   
   1. zijn identiteit;
   2. het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent.
2. De verantwoordelijke verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede:
   
   1. zijn identiteit;
   2. de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

   Het moment waarop dat moet gebeuren is:

   • het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt of
   • als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
4. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
5. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.
6. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van de betreffende gegevens heeft geleid.

9.RECHT OP INZAGE

1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben en mag hiervan een kopie ontvangen.
2. De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem betreffen.
3. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker desgewenst – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
   
   1. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
   2. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

10.VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na toestemming van betrokkene of diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend wettelijk voorschrift of de noodtoestand.
2. Indien verantwoordelijke zonder toestemming van betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden verstrekt, stelt verantwoordelijk betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen en of zaken.

11.RECHT OP CORRECTIE, AANVULLING, VERWIJDERING

1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming (het vergeetrecht) van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

12.BEWAARTERMIJN

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
2. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
3. De bewaartermijn voor medische- en/of zorggegevens is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener of verantwoordelijke voortvloeit.
4. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
5. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
6. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
   
   1. het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
   2. het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
   3. indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

13.BEVEILIGING EN VERNIETIGING

1. De Verantwoordelijke draagt zorg voor de naleving van de wet en het reglement en treft daartoe voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
2. Indien een Geregistreerde daartoe schriftelijk om verzoekt, vernietigt de Verantwoordelijke de Persoonsgegevens die op de Geregistreerde betrekking hebben tenzij dit in strijd is met een wettelijk voorschrift dan wel moet worden aangenomen dat het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker. Het recht van vernietiging geldt eveneens niet voor niet meer tot de persoon herleidbare gegevens.
3. De Verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen drie maanden na ontvangst van het schriftelijk verzoek of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering van het verzoek is met redenen omkleed. Gaat de Verantwoordelijke over tot vernietiging van de Persoonsgegevens, dan dient dit zodanig te gebeuren dat reconstructie van deze gegevens op generlei wijze mogelijk is.

14.RECHT OP INFORMATIE OVER HET PRIVACYREGLEMENT

1. Het privacyreglement is te vinden op de website van Praktijk Groene Peper.
2. Een kopie van het privacyreglement is ook te verkrijgen bij Praktijk Groene Peper: esther@praktijkgroenepeper.nl.
3. De kopie kan – indien gewenst op papier – tegen kostprijs (kopie- en verzendkosten) ter beschikking gesteld.

15.KLACHTEN

1. Indien de Geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet of onvoldoende worden nageleefd dan wel indien de Geregistreerde andere redenen heeft tot klagen ten aanzien van de registratie en de omgang met verwerkte gegevens, wendt hij zich tot de Verantwoordelijke. Deze dient zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen een termijn van ten hoogste vier weken (inhoudelijk) op de klacht te reageren.
2. Ontvangt de Geregistreerde met een klacht over de registratie geen reactie of voldoet deze reactie zijns inziens niet, dan kan hij zich tot het College bescherming persoonsgegevens dat een onderzoek kan instellen of de wijze van gegevensverwerking door de houder in overeenstemming is met de Wet bescherming Persoonsgegevens.
3. De Geregistreerde heeft altijd het recht om zich direct te wenden tot een rechterlijke instantie.

16.INWERKINGTREDING

1. Dit privacyreglement is per 28 mei 2018 in werking getreden.
2. Eventuele wijziging aan het reglement is voorbehouden aan de Verantwoordelijke.

17.ONVOORZIEN

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.